Google Workspace-Nutzer können jetzt eigene KI-Agenten erstellen, um wiederkehrende Aufgaben im Arbeitsalltag zu automatisieren. Das neue Werkzeug namens „Workspace Studio“ ist für zahlende Geschäftskunden verfügbar und erfordert keine Programmierkenntnisse. Dadurch lassen sich Arbeitsabläufe in Anwendungen wie Gmail, Google Drive, Docs und Kalender deutlich effizienter gestalten.
So funktionieren die eigenen KI-Agenten in Google Workspace
Mit dem Workspace Studio lassen sich individuelle Assistenten, sogenannte KI-Agenten, konfigurieren, die app-übergreifend Aufgaben übernehmen. Diese Agenten basieren nicht auf starren Wenn-dann-Regeln, sondern nutzen das KI-Modell Gemini 3 von Google. Dadurch können sie komplexe Zusammenhänge verstehen, Inhalte interpretieren und selbstständig Entscheidungen treffen.
Die Einrichtung eines Agenten erfolgt in natürlicher Sprache. Ein Nutzer beschreibt, was der Agent tun soll, und das System setzt die Anweisung um. Beispielsweise könnte ein Befehl lauten: „Wenn eine E-Mail eine dringende Frage an mich enthält, markiere sie als wichtig und erinnere mich per Chat daran.“ Der Agent analysiert dann eingehende Mails, bewertet die Dringlichkeit und führt die gewünschten Aktionen aus.
Technisch besteht ein Agent aus drei Teilen: einem Auslöser (Starter), den auszuführenden Aktionen (Steps) und dynamischen Platzhaltern für Informationen (Variables). Als Auslöser kann zum Beispiel eine eingehende E-Mail oder ein bestimmter Zeitpunkt dienen. Die Aktionen können das Entwerfen einer Antwort oder das Extrahieren von Daten wie Rechnungsnummern aus einem Anhang umfassen.
Der Nutzen: Mehr als nur einfache Automatisierung
Der entscheidende Vorteil dieser KI-Agenten liegt in ihrer Fähigkeit, Kontexte zu verstehen und Probleme zu lösen. Sie können nicht nur vordefinierte Befehle ausführen, sondern auch neue Informationen verarbeiten und darauf reagieren. So können sie beispielsweise Stimmungen in E-Mails erkennen oder Inhalte aus verschiedenen Dokumenten zusammenfassen, um eine Besprechung vorzubereiten.
Dies entlastet Nutzer von zeitaufwendigen Routineaufgaben und schafft Freiräume für anspruchsvollere Tätigkeiten. Unternehmen wie der deutsche Hersteller Kärcher nutzen bereits solche Agenten, um interne Prozesse wie die Ideenfindung zu automatisieren. Die erstellten Agenten lassen sich zudem einfach mit Teammitgliedern teilen, ähnlich wie man es von Google Docs kennt.
Anwendungsmöglichkeiten und Integrationen
Die Anwendungsfälle für die KI-Agenten sind vielfältig und reichen von einfachen bis zu komplexen Arbeitsabläufen. Hier sind einige praktische Beispiele:
- E-Mail-Management: E-Mails mit offenen Fragen erkennen, markieren und eine Benachrichtigung im Chat senden.
- Zusammenfassungen: Tägliche Zusammenfassungen von ungelesenen E-Mails erstellen lassen.
- Meeting-Vorbereitung: Automatisch eine kurze Zusammenfassung relevanter Dokumente vor einem Kalendereintrag erhalten.
Das Workspace Studio ist tief in das Google-Ökosystem integriert und kann auf Daten aus Gmail, Drive, Docs oder dem Kalender zugreifen. Darüber hinaus ist auch eine Anbindung an ausgewählte Drittanbieter-Anwendungen wie Salesforce, Asana oder Mailchimp möglich, wodurch sich noch mehr Prozesse automatisieren lassen.
