Digitale Instandhaltung: So gelingt die Umstellung erfolgreich

Die Ausgangslage: Eine fragmentierte Systemlandschaft

Bis vor Kurzem war die Instandhaltung bei SE Tylose von einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme geprägt. Rund 70 Fachkräfte aus Mechanik und Elektrotechnik nutzten parallel Excel-Listen, selbst entwickelte Access-Datenbanken und papierbasierte Prozesse. Während SAP PM zwar vorhanden war, diente es lediglich zur groben Kostenkontrolle und nicht zur detaillierten Prozesssteuerung. Diese fragmentierte Landschaft führte zwangsläufig zu Problemen.

Daten zu denselben Anlagen waren mehrfach und oft widersprüchlich gespeichert, außerdem fehlten Schnittstellen zwischen den einzelnen Werkzeugen. Ein durchgängiger Informationsfluss war somit unmöglich, wodurch eine strategische Auswertung der Instandhaltungsdaten verhindert wurde. Angesichts hoher regulatorischer Anforderungen, insbesondere der Good Manufacturing Practice (GMP), die strenge Regeln für die Herstellung von Pharma- und Lebensmittelprodukten vorschreibt, war dieser Zustand nicht länger tragbar.

Das strategische Ziel: Eine einheitliche Plattform für die digitale Instandhaltung

Das klare Ziel war die Schaffung einer zentralen und transparenten Lösung, die alle Instandhaltungsprozesse bündelt. Die neue Plattform sollte tief in das bestehende SAP-System integriert sein und gleichzeitig eine maximale Benutzerfreundlichkeit bieten. Die Verantwortlichen erkannten, dass der Erfolg eines Computerized Maintenance Management System (CMMS), also eines computergestützten Instandhaltungsmanagement-Systems, entscheidend von der Akzeptanz der Mitarbeiter abhängt.

Nach einem intensiven Auswahlverfahren fiel die Entscheidung auf eine zweigeteilte Lösung. SAP PM wurde zum digitalen Rückgrat ausgebaut, das alle Daten und Prozesse zentral steuert. Als Benutzeroberfläche wählte man das Argvis Maintenance Portal, denn es bietet eine intuitive und mobile Bedienung für die Techniker direkt an den Anlagen. Diese Kombination schafft eine leistungsfähige Infrastruktur, die nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllt, sondern auch für zukünftige Erweiterungen skalierbar ist.

Agile Umsetzung mit starkem Fokus auf die Anwender

Anstelle einer klassischen Top-Down-Einführung setzte das Projektteam auf eine agile Vorgehensweise nach Scrum-Prinzipien. Die Umsetzung erfolgte in kurzen Zyklen, sogenannten Sprints, mit regelmäßigen Feedbackschleifen. Dadurch konnten die Mitarbeiter aus der Instandhaltung aktiv an der Gestaltung der Software mitwirken und ihre Praxiserfahrung einbringen.

Dieser partizipative Ansatz steigerte die Motivation und stellte sicher, dass die neue Lösung exakt auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten war. Parallel dazu wurde SAP PM grundlegend erweitert, sodass es nun den gesamten Lebenszyklus von Störmeldungen über die Auftragsplanung bis hin zur lückenlosen Dokumentation abbildet. Insbesondere die Erfüllung der GMP-Vorgaben erforderte eine präzise Konfiguration der Workflows, was durch die enge Zusammenarbeit aller Beteiligten erfolgreich gelang.

Greifbare Erfolge in der Praxis

Seit der Inbetriebnahme des neuen Systems sind die Verbesserungen im Arbeitsalltag deutlich spürbar. Störungsmeldungen werden jetzt mobil per Tablet oder Smartphone direkt an der Anlage erfasst und digital weiterverarbeitet. Dadurch entfallen doppelte Dateneingaben und langwierige Rückfragen, während die Qualität der Daten stark gestiegen ist.

Die zentralisierte Plattform liefert zahlreiche Vorteile, die sich direkt auf den Betrieb auswirken:

• Transparenz: Alle relevanten Daten sind in Echtzeit verfügbar und ermöglichen fundierte Analysen und Entscheidungen.
• Effizienz: Automatisierte Prüfpläne, eine optimierte Ersatzteilverwaltung und eine bessere Stillstandsplanung sparen Zeit und senken die Kosten.
• Compliance: Die Dokumentation erfolgt digital und revisionssicher, wodurch die strengen GMP- und FDA-Anforderungen vollständig erfüllt werden.
• Akzeptanz: Dank der hohen Benutzerfreundlichkeit und der frühen Einbindung der Mitarbeiter wird das System vom gesamten Team getragen.
• Skalierbarkeit: Die Architektur ist darauf ausgelegt, auch an weiteren Standorten der Unternehmensgruppe weltweit ausgerollt zu werden.

Ausblick: Von der Reaktion zur Vorausschau

Mit der erfolgreichen Einführung des CMMS hat SE Tylose das digitale Fundament für die Zukunft der Instandhaltung geschaffen. Allerdings ist das Potenzial damit noch lange nicht ausgeschöpft. Die nächsten Schritte sind bereits geplant, um die Anlagenverfügbarkeit weiter zu erhöhen und Prozesse noch intelligenter zu gestalten.

Zukünftig sollen verstärkt IoT-Systeme zur Zustandsüberwachung integriert werden. Diese liefern kontinuierlich Daten, die als Grundlage für Predictive Maintenance, also die vorausschauende Wartung, dienen. Dadurch können mögliche Ausfälle frühzeitig erkannt und Wartungsarbeiten proaktiv geplant werden, bevor ein tatsächlicher Schaden entsteht. Dieser Wandel von einer reaktiven zu einer vorausschauenden Strategie markiert den nächsten logischen Schritt in der digitalen Transformation des Unternehmens.

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