Viele Industrieunternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Wartungsprozesse zu optimieren, denn oft bremsen veraltete und uneinheitliche IT-Systeme die Effizienz. Die SE Tylose GmbH & Co. KG, ein Spezialchemie-Hersteller aus Wiesbaden, hat genau dieses Problem gelöst, indem das Unternehmen seine Instandhaltung digitalisieren ließ. Mit über 30.000 Anlagen war das Ziel, eine zentrale und transparente Plattform zu schaffen, die alle Abläufe bündelt und die Anlagenverfügbarkeit nachhaltig sichert.
Das Unternehmen, das zur japanischen Shin-Etsu-Gruppe gehört, produziert an seinem Standort im Industriepark Kalle-Albert Celluloseether für verschiedene Branchen. Diese hochkomplexen chemischen Verfahren stellen höchste Anforderungen an die Prozesssicherheit und die Dokumentation, weshalb eine Modernisierung der Wartungsstrategie unumgänglich wurde.
Die Ausgangslage: Eine zersplitterte Systemlandschaft
Bis vor Kurzem war die Instandhaltung bei SE Tylose von einer Vielzahl an Insellösungen geprägt. Rund 70 Fachkräfte aus Mechanik und Elektrotechnik nutzten parallel verschiedene Werkzeuge wie Excel-Tabellen, Access-Anwendungen und diverse Eigenentwicklungen. Währenddessen diente das vorhandene SAP PM-System lediglich zur groben Kostenverfolgung externer Aufträge.
Diese fragmentierte Struktur führte zu erheblichen Problemen, denn die Daten zu denselben Anlagen waren oft mehrfach und inkonsistent vorhanden. Es fehlten Schnittstellen zwischen den Systemen, wodurch Medienbrüche und ein hoher manueller Aufwand entstanden. Außerdem war eine durchgängige Analyse der Wartungsprozesse oder eine verlässliche Steuerung der Maßnahmen kaum möglich, was besonders bei den strengen GMP-Anforderungen (Gute Herstellungspraxis) ein Risiko darstellte.
Strategische Neuausrichtung: Warum die Instandhaltung digitalisieren?
Angesichts steigender Komplexität und regulatorischer Vorgaben entschied sich das Management für einen radikalen Systemwechsel. Das Hauptziel war die Etablierung einer einheitlichen digitalen Plattform, die alle Instandhaltungsprozesse abbildet und vollständig in die bestehende SAP-Landschaft integriert ist. Dafür sollte ein sogenanntes CMMS, ein computergestütztes Instandhaltungsmanagement-System, eingeführt werden.
Die Wahl fiel auf eine Kombination aus zwei Systemen, weil dadurch sowohl die Datentiefe als auch die Nutzerfreundlichkeit optimal abgedeckt werden konnten. SAP PM wurde zum zentralen Rückgrat ausgebaut, das alle Daten und Prozesse steuert. Als intuitive und mobile Benutzeroberfläche kam das Argvis Maintenance Portal zum Einsatz, das den Technikern den direkten Zugriff vor Ort an der Anlage ermöglicht.
Ein entscheidendes Kriterium für die Auswahl war die maximale Benutzerfreundlichkeit. Die Verantwortlichen erkannten, dass die Qualität der Daten direkt von der Motivation der Mitarbeiter abhängt, das System zu nutzen. Daher musste die neue Software einfach und praxisnah gestaltet sein, um eine hohe Akzeptanz im Team zu erreichen.
Der Weg zur Lösung: Agile Umsetzung mit Fokus auf die Nutzer
Für die Einführung der neuen Software wählte SE Tylose einen agilen Projektansatz nach der Scrum-Methode. Anstatt ein fertiges System vorzugeben, entwickelte das Projektteam die Lösung in kurzen Zyklen, sogenannten Sprints. Mitarbeiter aus der Instandhaltung waren dabei von Anfang an aktiv als Tester und Feedbackgeber eingebunden.
Dieser partizipative Ansatz steigerte die Motivation erheblich, denn die späteren Anwender gestalteten ihr eigenes Werkzeug mit. Parallel dazu wurde SAP PM grundlegend erweitert, sodass es nun vollständige Prozesse von der Störmeldung über die Auftragsplanung bis zur Lebenslaufakte einer Anlage abbildet. Dadurch wurde eine lückenlose und revisionssichere Dokumentation sichergestellt, die den GMP- und FDA-Vorgaben entspricht.
Greifbare Erfolge: Die Vorteile der digitalisierten Instandhaltung
Seit der Inbetriebnahme des neuen Systems sind die Verbesserungen im Arbeitsalltag deutlich spürbar. Techniker erfassen Störmeldungen direkt mobil per Tablet oder Smartphone an der Anlage, wodurch Informationen sofort und ohne Umwege im System landen. Papierformulare und doppelte Datenpflege gehören damit der Vergangenheit an.
Die zentralisierte Plattform hat zu konkreten Erfolgen in mehreren Bereichen geführt:
- Transparenz: Alle relevanten Daten zur Instandhaltung sind nun zentral, aktuell und jederzeit auswertbar verfügbar.
- Effizienz: Automatisierte Prüfpläne und eine bessere Planbarkeit von Einsätzen und Stillständen sparen Zeit und senken die Kosten.
- Compliance: Die Dokumentation aller Maßnahmen erfolgt digital und revisionssicher, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie GMP sicherstellt.
- Akzeptanz: Dank der hohen Nutzerfreundlichkeit und der frühen Einbindung der Mitarbeiter wird das System vom gesamten Team getragen.
- Skalierbarkeit: Die geschaffene Lösung kann problemlos auf weitere Standorte der Unternehmensgruppe ausgeweitet werden.
Zukunftsausblick: Von der digitalen Basis zu Predictive Maintenance
Mit dem neuen CMMS hat SE Tylose ein solides digitales Fundament geschaffen, allerdings ist das Potenzial damit noch lange nicht ausgeschöpft. Das Unternehmen plant bereits die nächsten Schritte, um die Anlagenverfügbarkeit weiter zu erhöhen und Prozesse zu automatisieren. Zukünftig sollen IoT-Systeme integriert werden, die den Zustand von Maschinen in Echtzeit überwachen.
Diese Daten bilden die Grundlage für Predictive Maintenance, also die vorausschauende Wartung. Anstatt in festen Intervallen zu warten, können Reparaturen dann genau dann durchgeführt werden, wenn sie tatsächlich notwendig sind. Außerdem ist ein internationaler Roll-out der Plattform geplant, was die Zukunftsfähigkeit der getroffenen Entscheidung unterstreicht.
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