Künstliche Intelligenz revolutioniert zunehmend die Baubranche, insbesondere im Bereich des Dokumentenmanagements. Bauunternehmen sehen sich täglich mit einer Flut an Unterlagen wie Rechnungen, Verträgen und E-Mails konfrontiert, deren manuelle Verwaltung zeitaufwendig ist. Das Unternehmen SmartPS stellt auf der Fachmesse Digitalbau 2026 vor, wie der Einsatz von KI im Dokumentenmanagement Bau-Prozesse erheblich beschleunigen und die Effizienz steigern kann.
So funktioniert die automatisierte Dokumentenverarbeitung
Das Herzstück der vorgestellten Lösung ist das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Enaio, das durch zwei spezielle KI-Komponenten erweitert wird. Eine dieser Komponenten, Enaio kairos, dient der Automatisierung des Posteingangs und der Dokumentenklassifizierung. Die KI erkennt eingehende Dokumente selbstständig, ordnet sie Kategorien wie „Rechnung“ oder „Lieferschein“ zu und extrahiert automatisch relevante Daten.
Dadurch werden beispielsweise Rechnungsnummern, Beträge oder Lieferantennamen ohne manuelles Zutun ausgelesen und als Metadaten direkt im System hinterlegt. Metadaten sind strukturierte Zusatzinformationen, die das Auffinden und Verwalten von Dateien erleichtern. Obwohl der Prozess automatisiert abläuft, behalten die Mitarbeiter jederzeit die volle Kontrolle und können die von der KI vorgenommenen Zuordnungen überprüfen und bestätigen.
Intelligente Suche und Analyse von Bauakten
Während Enaio kairos die Eingangsverarbeitung optimiert, agiert die zweite Komponente, Enaio lumee, als intelligenter Rechercheassistent. Dieses Werkzeug ermöglicht es den Anwendern, dem System Fragen in natürlicher Sprache zu stellen. Anfragen wie „Welcher Lieferant ist für den Beton auf der Baustelle zuständig?“ oder „Zeige alle Rechnungen zu diesem Projekt“ werden von dem KI-gestützten Chatbot innerhalb von Sekunden beantwortet.
Zusätzlich kann lumee Inhalte aus verschiedenen Dateiformaten wie PDFs, Word-Dokumenten oder Excel-Tabellen analysieren, vergleichen und zusammenfassen. Die KI berücksichtigt dabei stets die im System hinterlegten Benutzerrechte, sodass Mitarbeiter nur auf Informationen zugreifen können, für die sie eine Freigabe besitzen. Außerdem verweist das System transparent auf die Quelldokumente, was die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse sicherstellt.
Vorteile durch KI im Dokumentenmanagement Bau
Der größte Nutzen dieser Technologie liegt in der erheblichen Zeitersparnis, denn manuelle Sortier- und Erfassungsarbeiten entfallen größtenteils. Informationen aus einer riesigen Menge an Projektdokumenten werden schnell und zielgerichtet verfügbar gemacht, was die Entscheidungsfindung auf den Baustellen beschleunigt. Dies führt zu einer deutlichen Reduzierung des administrativen Aufwands und minimiert gleichzeitig die Fehleranfälligkeit.
Durch die automatische Verschlagwortung und die intelligenten Suchfunktionen wird das gesamte Wissensmanagement im Unternehmen verbessert. Anstatt sich durch unzählige Ordner zu klicken, erhalten die Projektbeteiligten präzise Antworten auf ihre Fragen. Dieser direkte Zugriff auf relevantes Wissen steigert die Produktivität und fördert eine effizientere Zusammenarbeit.
Datensicherheit und Kontrolle bleiben im Unternehmen
Ein zentraler Aspekt für viele Bauunternehmen ist die Datensicherheit, da Bauakten sensible Informationen enthalten. Die vorgestellte Lösung basiert auf einem sogenannten Large Language Model (LLM), dem Sprachmodell, das der KI zugrunde liegt. Dieses Modell kann bei entsprechender IT-Infrastruktur direkt im unternehmenseigenen Rechenzentrum betrieben werden.
Dadurch verbleiben alle Projektdaten vollständig unter der Kontrolle des Unternehmens und werden nicht an externe Server gesendet. Diese Datenhoheit stellt sicher, dass sensible Informationen geschützt sind und die strengen Anforderungen des Datenschutzes erfüllt werden. Unternehmen behalten somit die volle Souveränität über ihr wertvollstes Gut: ihre Daten.
Praxisvorführung auf der Digitalbau 2026
Interessierte können die KI-Funktionen live erleben, denn SmartPS präsentiert die Lösungen vom 24. bis 26. März 2026 auf der Digitalbau in Köln. Am Messestand 211 in Halle 8 steht das Expertenteam für individuelle Gespräche und Demonstrationen zur Verfügung.
Darüber hinaus findet am Mittwoch, den 25. März 2026, um 11:00 Uhr eine Live-Präsentation statt. Auf der Exhibitor Stage wird der Digitalisierungsexperte Mike Eckstein zeigen, wie sich die KI-Komponenten nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lassen und welche praktischen Vorteile sich daraus für Bauunternehmen ergeben.
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