Die Digitalisierung verändert die Baubranche tiefgreifend, denn täglich fallen bei Bauprojekten riesige Mengen an Dokumenten an. Um diese Flut an Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen und E-Mails effizient zu bewältigen, rückt der Einsatz von KI im Dokumentenmanagement Bau immer stärker in den Fokus. Das Unternehmen SmartPS zeigt auf der Digitalbau 2026 in Köln, wie künstliche Intelligenz (KI) manuelle Arbeitsschritte reduzieren und Informationen schneller zugänglich machen kann.
Vom 24. bis zum 26. März stellt der Spezialist aus Langenhagen seine Lösungen vor, die speziell auf die Bedürfnisse der Bauwirtschaft zugeschnitten sind. Im Zentrum stehen dabei zwei KI-Komponenten, die in das etablierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) Enaio integriert sind. Ihr Ziel ist es, die Verarbeitung von Bauakten zu automatisieren und die Recherche nach wichtigen Daten erheblich zu beschleunigen.
Automatische Dokumentenverarbeitung durch KI
Eine zentrale Herausforderung im Bauwesen ist die manuelle Erfassung von Dokumenten. Hier setzt die KI-Komponente namens Enaio kairos an, indem sie den gesamten Posteingangsprozess automatisiert. Das System erkennt selbstständig, ob es sich bei einem eingehenden Dokument um eine Rechnung, einen Vertrag oder einen Lieferschein handelt.
Anschließend liest die KI relevante Informationen wie Rechnungsnummern, Beträge oder Kundendaten aus und hinterlegt diese direkt als Metadaten im System. Metadaten sind strukturierte Zusatzinformationen, die eine Datei beschreiben und das spätere Wiederfinden erleichtern. Dadurch entfällt das mühsame manuelle Sortieren und Erfassen der Unterlagen, während die Mitarbeitenden jederzeit die volle Kontrolle über die Datenübernahme behalten.
KI als smarter Rechercheassistent
Mit Enaio lumee erhalten Anwender zusätzlich einen intelligenten Assistenten für die Recherche. Anstatt sich durch unzählige Ordner zu klicken, können sie ihre Fragen direkt in einem Chatfenster stellen. Eine typische Anfrage könnte lauten: „Welches Unternehmen liefert den Beton für die Baustelle in Musterstadt?“ Der Chatbot liefert die Antwort innerhalb von Sekunden, da er den gesamten Dokumentenbestand durchsucht.
Darüber hinaus kann der Assistent Inhalte aus verschiedenen Formaten wie PDFs, Word-Dokumenten oder E-Mails miteinander vergleichen und präzise Zusammenfassungen erstellen. Besonders wichtig ist dabei die Transparenz: Die KI verweist stets auf die Quelldokumente und berücksichtigt die im System hinterlegten Benutzerrechte, sodass jeder nur die Informationen sieht, für die er autorisiert ist.
Vorteile von KI im Dokumentenmanagement Bau: Effizienz und Datenhoheit
Der größte Vorteil liegt in der gesteigerten Effizienz, da zeitraubende Routineaufgaben wegfallen und Informationen sofort verfügbar sind. Ein entscheidender Aspekt für viele Unternehmen ist zudem die Datensicherheit. Das zugrunde liegende Sprachmodell, ein sogenanntes Large Language Model (LLM), kann auf der eigenen IT-Infrastruktur des Unternehmens betrieben werden.
Dieser Ansatz stellt sicher, dass sensible Projektdaten und interne Informationen das Unternehmen niemals verlassen. Bauunternehmen behalten somit jederzeit die volle Kontrolle und Hoheit über ihre Daten, was ein wesentliches Kriterium bei der Wahl von Softwarelösungen darstellt.
Praxisbeispiele auf der Digitalbau 2026
Interessierte können die Technologie live erleben und sich von ihrer Praxistauglichkeit überzeugen. Der Digitalisierungsexperte Mike Eckstein wird am Mittwoch, den 25. März 2026, um 11:00 Uhr auf der Exhibitor Stage der Digitalbau eine Live-Präsentation halten. Dort zeigt er, wie sich die KI-Funktionen nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse integrieren lassen.
Während der gesamten Messe steht das Team von SmartPS außerdem in Halle 8 am Stand 211 für persönliche Gespräche und detaillierte Demonstrationen zur Verfügung. Dies bietet eine ideale Gelegenheit, individuelle Fragen zu klären und die Potenziale für das eigene Unternehmen auszuloten.
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