Microsoft Teams führt eine neue Funktion ein, um unerwünschte Bildschirmaufnahmen in Videokonferenzen zu unterbinden. Dieses Feature soll vor allem in Situationen mit vertraulichen Inhalten für mehr Sicherheit sorgen, indem es die Weitergabe sensibler Informationen erschwert. Dadurch reagiert Microsoft auf den gestiegenen Bedarf an Datenschutz in der hybriden Arbeitswelt.
Die neue Funktion richtet sich gezielt an Nutzerinnen und Nutzer, die sensible Daten präsentieren. Sie ist vorerst für die Desktop-Version von Windows und macOS verfügbar. Andere Betriebssysteme wie Linux sowie die Web- und Mobilversionen von Teams sollen zu einem späteren Zeitpunkt folgen.
So funktioniert das Verhindern von Bildschirmaufnahmen in Teams
Die Kernfunktion dieses neuen Features ist eine Wasserzeichen-Technologie. Wenn die Funktion aktiviert ist, wird während einer Präsentation die E-Mail-Adresse des Betrachters als Wasserzeichen über die geteilten Inhalte gelegt. Dieses Wasserzeichen ist dezent, aber sichtbar, sodass es nicht vom eigentlichen Inhalt ablenkt.
Sollte jemand versuchen, einen Screenshot oder eine Videoaufnahme des Bildschirms zu erstellen, erscheint die E-Mail-Adresse auf der Aufnahme. Diese Maßnahme dient der Abschreckung, denn eine solche Aufnahme wäre direkt auf die Person zurückzuführen. Allerdings verhindert die Funktion die Aufnahme technisch nicht komplett, sondern macht eine anonyme Verbreitung unmöglich.
Administratoren können die Funktion global für die gesamte Organisation freischalten. Anschließend haben die Organisatoren von Besprechungen die Möglichkeit, das Wasserzeichen für einzelne Meetings gezielt zu aktivieren. Dies geschieht in den Besprechungsoptionen unter dem Punkt „Wasserzeichen“. Dort lässt sich die Funktion sowohl für geteilte Inhalte als auch für die Videostreams der Teilnehmenden einschalten.
Der Nutzen: Mehr Kontrolle über vertrauliche Daten
Der Hauptvorteil der Wasserzeichen-Funktion liegt in der erhöhten Sicherheit bei der Präsentation von internen oder geheimen Informationen. Unternehmen können damit beispielsweise Geschäftsgeheimnisse, Finanzdaten oder vertrauliche Produktinformationen besser schützen. Dadurch wird das Risiko minimiert, dass sensible Inhalte unkontrolliert verbreitet werden.
Außerdem stärkt die Funktion das Vertrauen der Teilnehmenden in die Sicherheit der Plattform. Wenn sensible Themen besprochen werden, gibt die sichtbare Kennzeichnung allen Beteiligten die Gewissheit, dass die Inhalte vor unerlaubter Weitergabe geschützt sind. Dies ist besonders wichtig, da herkömmliche Bildschirmaufnahmewerkzeuge von Drittanbietern die internen Aufnahmefunktionen von Teams umgehen können.
Anwendung und praktische Tipps
Die Aktivierung des Wasserzeichens ist einfach und erfordert nur wenige Klicks vor Beginn eines Meetings. Der Organisator findet die entsprechende Option in den Einstellungen der Besprechung. Es ist ratsam, die Teilnehmenden zu Beginn des Meetings kurz darüber zu informieren, dass die Funktion aktiv ist, um für Transparenz zu sorgen.
Allerdings gibt es auch Einschränkungen zu beachten. Die Funktion ist aktuell nur für die Desktop-Anwendungen verfügbar. Wer über den Browser oder eine mobile App teilnimmt, ist von dieser Sicherheitsmaßnahme vorerst ausgenommen. Wichtig ist daher, bei hochsensiblen Präsentationen sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden die unterstützte Desktop-Version verwenden.
