Viele Mieterinnen und Mieter erhalten einmal im Jahr die Nebenkostenabrechnung und fürchten eine hohe Nachzahlung. Doch nicht selten sind diese Abrechnungen fehlerhaft, weshalb sich eine genaue Kontrolle lohnt. Wer seine Nebenkostenabrechnung prüfen lässt oder selbst sorgfältig kontrolliert, kann daher bares Geld sparen.

Die Abrechnung listet alle Betriebskosten auf, die im Laufe eines Jahres neben der Kaltmiete angefallen sind. Dazu gehören beispielsweise die Kosten für Heizung, Wasser, Müllabfuhr oder den Hausmeisterservice. Diese werden auf alle Mietparteien im Haus verteilt, während die bereits geleisteten Vorauszahlungen davon abgezogen werden. Das Ergebnis ist entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben für den Mieter.

Was sind umlagefähige Betriebskosten?

Grundsätzlich dürfen Vermieter nur diejenigen Kosten auf ihre Mieter umlegen, die im Mietvertrag explizit vereinbart wurden. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt dabei genau, welche Posten umlagefähig sind. Man unterscheidet hierbei zwischen „warmen“ und „kalten“ Betriebskosten.

Zu den warmen Betriebskosten zählen vor allem die Heizungs- und Warmwasserkosten. Diese müssen zu mindestens 50 %, aber höchstens 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden, wofür Zähler an den Heizkörpern oder in der Wohnung installiert sind. Die restlichen Kosten werden pauschal nach einem Verteilerschlüssel, meist der Wohnfläche, aufgeteilt.

Kalte Betriebskosten umfassen hingegen eine Vielzahl von Posten. Dazu gehören unter anderem die Grundsteuer, Kosten für Wasser und Abwasser, die Müllentsorgung, die Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen wie dem Treppenhaus sowie die Gebühren für den Schornsteinfeger. Auch die Kosten für einen Hausmeister, die Gartenpflege oder die Versicherung des Gebäudes fallen in diese Kategorie, sofern sie vertraglich vereinbart wurden.

Allerdings gibt es auch Ausgaben, die der Vermieter nicht auf die Mieter umlegen darf. Reparaturkosten, Instandhaltungskosten oder Verwaltungskosten sind allein vom Eigentümer zu tragen. Tauchen solche Posten in der Abrechnung auf, ist das ein klarer Fehler und ein Grund für einen Widerspruch.

Die häufigsten Fehler: So können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen

Statistiken zeigen, dass fast jede zweite Nebenkostenabrechnung Fehler enthält. Deshalb ist eine gründliche Prüfung entscheidend, bevor man eine Nachzahlung leistet. Mieter sollten besonders auf formale Aspekte und die inhaltliche Richtigkeit achten.

Zunächst muss die Abrechnung bestimmte formale Kriterien erfüllen, damit sie überhaupt gültig ist. Sie muss den Abrechnungszeitraum klar benennen, der maximal zwölf Monate umfassen darf. Außerdem muss sie eine geordnete Aufstellung der Gesamtkosten für das Gebäude, die Angabe und Erläuterung des verwendeten Verteilerschlüssels sowie die Berechnung des individuellen Anteils des Mieters enthalten. Schließlich müssen die bereits geleisteten Vorauszahlungen abgezogen werden.

Inhaltlich liegen die häufigsten Fehlerquellen in den folgenden Bereichen:

Falscher Verteilerschlüssel: Die Kosten müssen nach einem nachvollziehbaren Schlüssel verteilt werden. Meist ist das die Wohnfläche in Quadratmetern (m²). Es ist ratsam, die im Mietvertrag angegebene Wohnfläche zu überprüfen, denn schon kleine Abweichungen können die Kosten unnötig erhöhen.
Nicht umlagefähige Kosten: Wie bereits erwähnt, dürfen Posten wie Reparaturen oder Bankgebühren nicht in der Abrechnung erscheinen. Ein kritischer Blick auf die aufgelisteten „sonstigen Betriebskosten“ ist hier besonders wichtig.
Rechenfehler: Simple Additions- oder Subtraktionsfehler kommen häufiger vor als man denkt. Es lohnt sich daher, die einzelnen Posten und die Endsumme sorgfältig nachzurechnen.
Leerstand nicht berücksichtigt: Stand eine Wohnung im Haus leer, muss der Vermieter die darauf entfallenden Kosten selbst tragen. Er darf sie nicht einfach auf die anderen Mieter umlegen, sondern muss den Leerstand bei der Verteilung berücksichtigen.

Fristen für Mieter und Vermieter

Auch bei der Nebenkostenabrechnung gelten klare gesetzliche Fristen, die beide Seiten einhalten müssen. Der Vermieter hat nach dem Ende des Abrechnungszeitraums genau zwölf Monate Zeit, um dem Mieter die Abrechnung zuzustellen. Versäumt er diese Frist, kann er keine Nachforderungen mehr stellen. Ein eventuelles Guthaben des Mieters muss er allerdings trotzdem auszahlen.

Ein Beispiel verdeutlicht dies: Wenn der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr 2023 (01.01. bis 31.12.2023) umfasst, muss die Abrechnung spätestens am 31.12.2024 beim Mieter im Briefkasten liegen. Kommt sie auch nur einen Tag später an, ist eine potenzielle Nachforderung hinfällig.

Nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter ebenfalls eine Frist von zwölf Monaten, um sie inhaltlich zu prüfen und schriftlich Widerspruch einzulegen. Es ist jedoch ratsam, dies zeitnah zu tun. Die Zahlungsfrist für eine Nachforderung beträgt in der Regel 30 Tage, allerdings sollte man unter Vorbehalt zahlen, wenn man die Abrechnung noch prüfen möchte. Ein kurzer schriftlicher Hinweis an den Vermieter genügt hierfür.

Widerspruch einlegen und Belege einsehen

Wenn Sie einen Fehler in Ihrer Abrechnung entdecken, sollten Sie schriftlich Widerspruch einlegen. Dies sollte per Einschreiben geschehen, damit Sie einen Nachweis über den fristgerechten Versand haben. In dem Schreiben müssen Sie die fehlerhaften Punkte konkret benennen und eine Korrektur fordern.

Zusätzlich haben Mieter das Recht, die Originalbelege einzusehen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Dazu gehören Rechnungen, Versicherungsbescheide und Verträge mit Dienstleistern. Der Vermieter muss die Einsichtnahme in seinen Geschäftsräumen ermöglichen. Eine Zusendung von Kopien kann der Mieter nur in Ausnahmefällen verlangen und muss die Kosten dafür meist selbst tragen.

Die Belegeinsicht ist ein wichtiges Kontrollinstrument, denn nur so lässt sich zweifelsfrei klären, ob alle abgerechneten Kosten tatsächlich und in der angegebenen Höhe angefallen sind. Wenn der Vermieter die Einsicht verweigert, muss der Mieter die Nachforderung vorerst nicht bezahlen, da die Abrechnung dann nicht als nachprüfbar gilt.

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