Die SE Tylose GmbH & Co. KG stand vor einer immensen Herausforderung, denn die Wartung von über 30.000 Anlagen war durch veraltete Prozesse und eine unübersichtliche IT-Landschaft geprägt. Das Unternehmen entschied sich daher für einen radikalen Neuanfang und zeigt in einem eindrucksvollen Praxisbeispiel, wie eine digitalisierte Instandhaltung erfolgreich umgesetzt werden kann. Durch die Einführung einer zentralen Plattform gelang es, Transparenz und Effizienz nachhaltig zu steigern und gleichzeitig die strengen regulatorischen Anforderungen zu erfüllen.

Als Teil der japanischen Shin-Etsu-Gruppe produziert das Wiesbadener Unternehmen Celluloseether. Diese Herstellung erfordert hochkomplexe chemische Verfahren, weshalb eine maximale Anlagenverfügbarkeit und Prozesssicherheit unerlässlich sind. Die Einführung eines modernen CMMS, einer Software zur Verwaltung von Instandhaltungsaufgaben, war somit ein strategisch wichtiger Schritt.

Ausgangslage: Ein Flickenteppich aus Insellösungen

Vor der Umstellung war die Instandhaltungsabteilung mit rund 70 Fachkräften auf eine Vielzahl getrennter Systeme angewiesen. Die tägliche Arbeit basierte auf Excel-Tabellen, selbst entwickelten Access-Datenbanken und papierbasierten Notlösungen. Während das vorhandene SAP PM nur zur groben Kostenkontrolle diente, wurden Prüfprozesse über separate Tools abgewickelt, was zu erheblichen Problemen führte.

Die Folgen dieser fragmentierten Struktur waren gravierend. Daten zu denselben Anlagen wurden mehrfach und inkonsistent gepflegt, außerdem fehlten Schnittstellen zwischen den Systemen. Eine durchgängige Dokumentation oder eine verlässliche Analyse der Wartungsprozesse war praktisch unmöglich, obwohl gesetzliche Prüfungen und eine GMP-konforme Dokumentation (Gute Herstellungspraxis für Pharma- und Lebensmittelbereiche) zum Alltag gehörten. Die Abteilung agierte ohne eine solide Datengrundlage, was eine strategische Steuerung verhinderte.

Die strategische Entscheidung für ein zentrales CMMS

Angesichts steigender Anlagenkomplexität und wachsender regulatorischer Anforderungen entschied sich die Geschäftsführung für eine grundlegende Modernisierung. Das Ziel war klar definiert: eine einheitliche, digitale Plattform sollte alle Instandhaltungsprozesse bündeln und vollständig in die bestehende SAP-Systemlandschaft integriert werden. Ein solches System wird als CMMS (Computerized Maintenance Management System) bezeichnet, was ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem ist.

Nach einem sorgfältigen Auswahlverfahren fiel die Wahl auf eine Kombination aus zwei Systemen. Das bereits vorhandene SAP PM wurde zum digitalen Rückgrat ausgebaut, während das Argvis Maintenance Portal als intuitive und mobile Benutzeroberfläche für die Mitarbeitenden diente. Besonders wichtig war dabei die Benutzerfreundlichkeit, denn die Verantwortlichen wussten, dass die Akzeptanz im Team und die Qualität der erfassten Daten direkt von einer einfachen Bedienung abhängen.

Umsetzung im Fokus: Agilität und Nutzerakzeptanz

Für die Projekteinführung wählte SE Tylose einen agilen Ansatz, der auf Scrum-Methoden wie kurzen Entwicklungszyklen und regelmäßigen Feedbackschleifen basierte. Die Mitarbeitenden aus der Instandhaltung wurden von Anfang an aktiv in den Prozess eingebunden. Dadurch konnten sie das System testen, ihre Praxiserfahrungen einbringen und die Software an ihre konkreten Bedürfnisse anpassen.

Dieser partizipative Ansatz steigerte die Motivation und führte zu einer hohen Identifikation mit der neuen Lösung. Parallel dazu wurde SAP PM umfassend erweitert, sodass es nun den gesamten Instandhaltungsprozess abbildet. Dies umfasst Störmeldungen, die Auftrags- und Ressourcenplanung sowie die Verwaltung von Prüfzyklen und die digitale Lebenslaufakte jeder Anlage. Die Einhaltung der strengen GMP-Vorgaben wurde durch klar definierte digitale Arbeitsabläufe sichergestellt.

Ergebnisse der digitalisierten Instandhaltung

Seit der Inbetriebnahme des neuen Systems sind die Verbesserungen im Arbeitsalltag deutlich spürbar. Techniker erfassen Störmeldungen nun mobil per Tablet oder Smartphone direkt an der Anlage, wodurch die Daten sofort und ohne Medienbrüche zur Verfügung stehen. Papierformulare und die doppelte Datenpflege gehören der Vergangenheit an, während automatisierte Prüfpläne die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.

Die zentralisierte Datenhaltung schafft eine neue Transparenz und ermöglicht fundierte Entscheidungen. Die Erfolge lassen sich in fünf Kernbereichen zusammenfassen:

Transparenz: Alle relevanten Daten sind zentral, aktuell und auswertbar verfügbar, was eine strategische Planung ermöglicht.
Effizienz: Automatisierte Abläufe und eine optimierte Planung führen zu einer spürbaren Zeit- und Kostenersparnis.
Compliance: Regulatorische Vorgaben wie GMP werden vollständig digital und revisionssicher dokumentiert.
Akzeptanz: Dank der hohen Benutzerfreundlichkeit und der aktiven Mitgestaltung wird das System vom gesamten Team angenommen.
Skalierbarkeit: Die Lösung kann problemlos auf weitere Standorte der Unternehmensgruppe ausgeweitet werden.

Zukunftsausblick: Von der reaktiven zur vorausschauenden Wartung

Das neue CMMS ist jedoch mehr als nur ein modernes Werkzeug; es bildet das digitale Fundament für zukünftige Innovationen. SE Tylose plant bereits die nächsten Schritte, um die Potenziale der Digitalisierung weiter auszuschöpfen. Dazu gehört die Integration von IoT-Systemen (Internet of Things), die eine Zustandsüberwachung der Anlagen in Echtzeit ermöglichen.

Dadurch können Wartungsarbeiten vorausschauend geplant werden, bevor ein Defekt auftritt. Dieser Ansatz, bekannt als Predictive Maintenance, steigert die Anlagenverfügbarkeit und senkt die Kosten weiter. Außerdem ist ein internationaler Rollout der Plattform geplant, um die Standards konzernweit zu vereinheitlichen.

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