Die SE Tylose GmbH & Co. KG stand vor einer gewaltigen Herausforderung: die Wartung und Pflege von über 30.000 Anlagen. Bisher war die Instandhaltung von unzähligen Einzelsystemen, papierbasierten Prozessen und selbst entwickelten Datenbanken geprägt. Deshalb entschied sich das Unternehmen für eine radikale Modernisierung und schuf eine durchgängige Plattform für die digitalisierte Instandhaltung, um Prozesse transparenter, effizienter und sicherer zu gestalten.

Die Ausgangslage: Eine fragmentierte Systemlandschaft

Am Standort Wiesbaden betreibt das Chemieunternehmen SE Tylose, das zur japanischen Shin-Etsu-Gruppe gehört, sechs große Produktionsbetriebe. Die rund 70 Fachkräfte der zentralen Instandhaltungsabteilung waren täglich mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert, darunter Reparaturen, gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen und die Planung komplexer Anlagenstillstände. Allerdings erschwerte die veraltete IT-Infrastruktur ihre Arbeit erheblich.

Verschiedene Systeme wie Excel-Tabellen, Access-Datenbanken und IBM Notes liefen parallel, wodurch es keine einheitliche Datenbasis gab. Stammdaten zu denselben Anlagen waren oft mehrfach und widersprüchlich gespeichert, während Schnittstellen zwischen den Programmen fehlten. Eine durchgängige, nachvollziehbare Dokumentation, die besonders für die Einhaltung strenger Regularien wie GMP (Gute Herstellungspraxis) entscheidend ist, war kaum möglich. Dadurch war eine strategische Steuerung der Instandhaltung auf Basis verlässlicher Kennzahlen nicht realisierbar.

Ziele und Systemauswahl: Usability im Fokus

Angesichts der wachsenden Anlagenkomplexität und steigender regulatorischer Anforderungen war ein Systemwechsel unumgänglich. Das Ziel war die Einführung einer zentralen digitalen Plattform, die alle Instandhaltungsprozesse bündelt und vollständig in die bestehende SAP-Landschaft des Unternehmens integriert ist. Nach einer umfassenden Marktanalyse fiel die Wahl auf eine Zwei-Säulen-Strategie.

Das vorhandene SAP PM-Modul wurde zum digitalen Rückgrat ausgebaut, während das Argvis Maintenance Portal als benutzerfreundliche Oberfläche für die Mitarbeiter dient. Diese Kombination bildet ein leistungsfähiges CMMS (Computerized Maintenance Management System), also ein computergestütztes System zur Verwaltung und Organisation der Instandhaltung. Entscheidend für die Auswahl war neben der tiefen SAP-Integration vor allem die hohe Benutzerfreundlichkeit, denn die Akzeptanz der Mitarbeiter galt als Schlüssel zum Erfolg des gesamten Projekts.

Die Umsetzung: Ein agiler Weg zur digitalisierten Instandhaltung

Für die Projekteinführung wählte SE Tylose einen agilen Ansatz, der sich an der Scrum-Methode orientierte. Anstatt ein fertiges System vorzugeben, wurde die neue Software in kurzen Zyklen, sogenannten Sprints, entwickelt und getestet. Dabei waren die Mitarbeiter aus der Instandhaltung von Anfang an aktiv in den Prozess eingebunden.

Sie gaben kontinuierlich Feedback und halfen dabei, die Anwendung optimal auf ihre täglichen Bedürfnisse zuzuschneiden. Diese enge Zusammenarbeit steigerte nicht nur die Motivation, sondern stellte auch sicher, dass die finale Lösung praxistauglich war. Parallel dazu wurde SAP PM so erweitert, dass es nun vollständige Prozesse von der Störmeldung über die Auftragsplanung bis hin zur revisionssicheren Dokumentation der Lebenslaufakte einer Anlage abbildet. Insbesondere die Erfüllung der GMP- und FDA-Vorgaben erforderte eine präzise Abstimmung zwischen IT, Projektteam und Softwareanbieter.

Spürbare Erfolge in der Praxis

Seit der Inbetriebnahme des neuen Systems sind die Verbesserungen im Arbeitsalltag deutlich spürbar. Störungen werden nun mobil per Tablet oder Smartphone direkt an der Anlage erfasst und digital weiterverarbeitet, wodurch aufwändige Papierformulare und doppelte Dateneingaben entfallen. Die Bereitschaft der Mitarbeiter, Meldungen zu erfassen, ist dadurch stark gestiegen.

Automatisierte Prüfpläne und eine lückenlose Dokumentation sorgen für Transparenz und ermöglichen nachvollziehbare Entscheidungen. Die zentralisierte Datenhaltung in SAP bindet zudem die Instandhaltungskosten direkt in die übergeordneten Geschäftsprozesse ein. Das Projekt brachte in kurzer Zeit greifbare Erfolge:

Transparenz: Alle wichtigen Instandhaltungsdaten sind zentral, aktuell und auswertbar verfügbar.
Effizienz: Automatisierte Abläufe und eine bessere Planbarkeit sparen Zeit und senken die Kosten.
Compliance: Regulatorische Vorgaben werden vollständig digital und revisionssicher dokumentiert.
Akzeptanz: Dank hoher Benutzerfreundlichkeit und aktiver Mitgestaltung wird das System vom Team breit angenommen.
Skalierbarkeit: Die Lösung kann problemlos auf weitere Standorte der Unternehmensgruppe ausgeweitet werden.

Ausblick: Die Zukunft der Instandhaltung ist vernetzt

Mit der Einführung des neuen CMMS hat SE Tylose ein solides digitales Fundament geschaffen. Das Potenzial dieser Plattform ist jedoch noch lange nicht ausgeschöpft. Für die Zukunft plant das Unternehmen weitere innovative Schritte.

Dazu gehört die Integration von IoT-Systemen (Internet of Things), um den Zustand von Anlagen in Echtzeit zu überwachen und vorausschauende Wartung, sogenannte Predictive Maintenance, zu ermöglichen. Außerdem sollen weitere Wartungs- und Prüfprozesse automatisiert werden. Die erfolgreiche digitalisierte Instandhaltung dient nun als Blaupause für einen internationalen Rollout an weiteren Standorten der Shin-Etsu-Gruppe.

Artikelempfehlung: Instandhaltung digitalisieren: Erfolgsfaktoren für die Praxis